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Création d'un publipostage sous word avec base de données excel

 

WORD > WORD 2008 / WORD 2011

Création d''un publipostage sous word mac. La lettre modèle est créée sous word et la base de données à partir d''excel. Si vous ne maîtrisez pas le principe théorique d''un publipostage, consulter l'article :Principe du publipostage/mailing

Création d''un publipostage

Elle se fait en 6 étapes :

A – Création du fichier de la base de données excel

B – Création du fichier word modèle

C – Mise en place de la liaison entre la lettre modèle et la base de données

D – Insertion des champs de la base de données dans le document modèle

E – Vérification du publipostage

F - Publipostage

A – Création de la base de données dans excel

  1. Ouvrez Excel.
  2. Sur la ligne 1, donnez un nom à chaque catégorie de vos données. Dans notre cas : nom - prénom, ca (chiffre d''affaires), prime.
  3. Dans les lignes suivantes remplissez votre base de données. Chaque ligne est nommée : Enregistrement. 
  4. Sauvegarder votre fichier excel dans le dossier de votre choix.

Ci-dessous le contenu du fichier excel utilisé pour notre exemple :

 

base-donnee

B – Création du fichier word modèle

  1. Ouvrez un nouveau document word, et enregistrez le (base.docx).
  2. Rédigez votre lettre type, mettez ce texte en forme selon vos souhaits (taille du texte, couleur, interlignage...).
  3. Une fois cette étape effectuée, nous allons lier cette lettre type (base.docx) et le fichier de la base de données.

C – Mise en place de la liaison entre le document maître et le fichier excel

1 - Votre fichier word (base.docx) est ouvert et actif dans word.

2 - Affichez le gestionnaire de publipostage. Ce menu déroulant va vous permettre de créer et de paramétrer un publipostage facilement.

MENU PRINCIPAL > OUTILS > GESTIONNAIRE DE PUBLIPOSTAGE

gestionnaire-publipostage

 

3 - Le menu déroulant apparaît. Déployez le en cliquant sur chaque flèche (entourées en rouge sur l''écran suivant).

 

menu-gestionnaire-publipostage-1

 

menu-gestionnaire-publipostage-2

 

 4 - Sélectionnez le type de document de publipostage que vous souhaitez créer, (étiquette, enveloppes, catalogue) le plus courament il sagit des Lettres Types.

 

publipostage-type

 

Le document actif devient le document maître ou modèle de votre publipostage. Pour cet exemple : base.docx.

 

document-maitre

 

 5 - Déterminer la source de vos données (onglet 2. Sélectionner la liste des destinataires).

Plusieurs options s''offrent à vous :

- nouvelle source de données : word crée alors un nouveau document et dans un tableau vous invite à créer votre base de données) ;

- ouvrir la source de données : les données se trouvent sur un fichier excel ou au format de sauvegarde de base de données. (situation la plus simple et courante) ;

- FileMarker Pro : un des programmes de gestion des bases de données.

 

source-donnee

 

En sélectionnant : Ouvrir la source de données vous accédez à une fenêtre Sélectionner un fichier, accédez au dossier qui contient votre fichier excel, sélectionnez le et cliquez sur le bouton OUVRIR.

 

selection-source-donnes

 

Une fenêtre d''alerte de sécurité sur le format du fichier excel s''ouvrira peut-être. Si vous êtes sûr de la provenance, cliquez OK.

 

alerte-securite

 

La fenêtre suivante apparaît : laissez tel quel et cliquez à nouveau sur le bouton OK.

 

convertisseur-excel

 

Nous revenons au document principal sur le menu du Gestionnaire du publipostage et vous apercevez deux choses :

- votre fichier excel est bien indiqué comme source de la base de données

- dans la partie 3 (Insérer des espaces réservés), dans l''Onglet CONTACT les noms des champs de votre base de donnée sont apparus.

 

base-donnee-selection

 

Voici le contenu du fichier excel de votre base de données :

 

base-donnee

D - Mise en place des champs de données dans la lettre type

Comme cité précédement, la partie 3 (Insérer des espaces réservés) de votre Gestionnaire du publipostage, des champs sont apparrus :

  • nom
  • prenom
  • ca
  • prime

Sélectionnez un des champs – celui-ci se surligne en bleu –, maintenez votre doigt appuyé sur le bouton de la souris, et Glisser/Déposer ce champ à l''endroit de votre lettre que vous souhaitez.

En relâchant le bouton de la souris, le nom du champ apparaît dans le texte entre guillemets : 

Si vous vous êtes trompé d''emplacement, sélectionner ce champ (il se surligne) et déplacez le à la place que vous souhaitez.

 

donnee-mise-enplace

 

Répétez cette action pour l''insertion de chaque nouveau champ que vous souhaitez insérer dans votre lettre modèle.

Précisons que vous n''avez pas l''obligation d''insérer tous les champs de votre base de données. 

 E - Vérifiez et visualisez le publipostage

L''onglet 4- Filtrer les destinataires n'est d''aucune utilité pour un publipostage simple.

Vous pouvez vérifier le rendu du publipostage en faisant apparaître les données pour chaque ligne d''enregistrement de données.

Allez dans l''Onglet 5 (visionner les résultats), cliquer sur l''icône suivante :

 

visonner-resultat

 

Cette icône a pour effet de faire apparaître les données en lieu et place du nom des champs installés dans votre modèle.

Les flèches de direction vous permettent de faire défiler les lignes d''enregistrement de votre base de données. La case centrale vous indique le numéro de la ligne d''enregistrement active à l''écran.

Vérifier ainsi le résultat permet de faire apparaître des décalages potentiels dans la position de certains champs : un nom/prénom trop long dans la partie adresse qui renvoie à la ligne le reste de l''adresse...

Une fois cette vérification faîte, passez à l''étape : Achever la fusion.

F - Achever la fusion d''un publipostage.

 Dans l'' Onglet 5 : Achever la fusion, vous allez déterminer la destination de votre fusion : 

  • un nouveau fichier word ;
  • une imprimante ;
  • un email.

vers-document

 

 

fusion-imprimante

 

Vous pouvez aussi déterminer le groupe de lignes d''enregistrement que vous souhaitez traiter (si vous en avez plusieurs milliers, vous pouvez morceler l''exécution de la fusion pour des raisons de capacités mémoires de votre ordinateur).

 

selection-enregistrement

 

Conseil : si votre choix est d''imprimer votre publipostage, envoyez le vers un nouveau fichier word, vérifiez-le une dernière fois, puis imprimez le comme un document word normal – sauvegardez le.

 

Tag(s) : #Word, #publipostage