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Principe d'un publipostage sous word avec une base de données excel

WORD > PRINCIPE DE BASE

La fonction publipostage sous word, est utilisée pour la création de lettres personnalisées automatiques en grand nombre, elle est aussi appelée "mailing".

Principe d’un publipostage

Un publipostage est la fusion d’une part d’une base de données et d’autre part d’un document modèle qui contient des champs de données.

 

Le schéma ci-dessous vous explique le principe d’un publipostage :

 

principe-publipostage

La base de données

Une base de données regroupe des informations organisées sous la forme d’un tableau. Exemples d’une base de données : liste de clients et leur coordonnées, liste du personnel et coordonnées, Chiffre d’affaires par client…

Une base de données peut être créée sous word ou sous excel ou tout autre tableur ou logiciel de bases de données tel qu’Access…

Structure d’une base de données

Une base de données est comme un tableau composé de champs et d’enregistrements. Un champ est une cellule de votre tableau.

Un enregistrement est une ligne de votre tableau donc plusieurs champs composent votre ligne d’enregistrement.

Chaque colonne de la première ligne de votre tableau doit comporter un nom. Ce nom est celui des champs de chaque colonne (nom, prénom, adresse 1, adresse 2…).

 

table-donnees

La lettre modèle ou "document maître"

Comme son nom l''indique, la lettre modèle permet de poser le texte principal de votre document. Ce document "maître" sera lié à votre fichier de données (excel ou autre).

Vous ajouterez les champs de votre base de données aux endroits de votre choix à l''intérieur du texte. Ces mêmes champs pourront être mis en forme comme n''importe quel autre texte. Vous n''aurez aucune obligation d''utiliser tous les champs à l''intérieur de votre document modèle.

Ci-dessous un exemple d''une lettre modèle. Les textes entre guillemets sont les champs de votre base de données.

 

lettre-champs

Résultat d'une fusion

Après avoir effectué votre publipostage, vous obtiendrez autant de lettres que d'enregistrements à l'intérieur de votre base de données. Ces lettres sont créées dans un nouveau document word que vous pourrez sauvegarder avant son impression.

Dans notre exemple pour illustrer cet article, nous avons 3 enregistrements dans notre base de données. Ci-dessous le résultat des 3 lettres obtenues :

 

 

enregistrement1

 

enregistrement2

 

enregistrement3

Tag(s) : #Word, #publipostage