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Créer un publipostage avec write et une base de donnée sous calc

Un publipostage est un document rédigé avec un traitement de texte auquel on ajoute des données sous forme de champ (variables) qui contiennent le texte spécifique à fusionner.

Writer et calc d'openoffice sont des outils aussi pratiquent et complet que word et excel pour réaliser une fusion/publipostage.

Tutoriel vidéo : créer un publipostage sous Open office

Étapes du mailing publipostage sous write

  1. Création et sauvegarde de la base de donnée sous CALC
  2. Ecrire la lettre type sous Write
  3. Lancez l'Assistant de publipostage

 

1 - Création de la base de données sous Calc

Ouvrez Calc et créer un nouveau fichier.

a) Principe d'un fichier de base de données

Les colonnes détermine les catégories de données qui seront insérés dans la lettre type :

- nom, prénom, mail, adresse, ville...

Les lignes de contiennent les données de chaque enregistrement (mis à part la 1re qui contient les titres de colonnes).

b) Enregistrer votre fichier.

Menu Principal -> Fichier -> Enregistrer Sous

Nommez votre fichier.

Quittez Calc.

 

Base de données sous Calc
Base de données sous Calc

Base de données sous Calc

2 - Création d'une lettre type pour créer un publipostage sous Write

a) Rédiger votre lettre type

Saisissez votre texte comme pour n'importe quelle lettre. Prévoyez l'emplacement des champ à insérer. Ici pour le côté pratique, j'ai nommé les champ à l'intérieur du texte et je les ai colorisé en rouge pour ne pas en oubliez.

Vérifiez la grammaire, la conjugaison et la bonne formulation de votre texte. N'oubliez pas cette étape, car chaque lettre générée par le publipostage contiendra les erreurs de votre lettre type modèle.

Lettre type write

Lettre type write

b) Assistant de publipostage write d'open office

Menu Principal -> Outils -> Assistant de publipostage

Différentes étapes vont être nécéssaire pour réaliser le publipostage sous Write :

  1. sélection de la lettre type
  2. sélection de la base de données
  3. Insertion d'un bloc adresse - facultatif, pas pour ce tutoriel
  4. Insertion d'une formule de politesse - facultatif, pas pour ce tutoriel
  5. Adapter la mise en page -facultatif, pas pour ce tutoriel
  6. Editer le document
  7. Personnalisation
  8. Enregistrement et fusion du publipostage

3 - Créer le publipostage sous Write

A/ Sélectionner le document

Différents choix sont à votre disposition :

  • Utiliser le document actif (document en cours)
  • Créer un document (créer un nouveau document)
  • Utiliser un document existant (ouvrir un document déjà sauvegardé)
  • Utiliser modèle (ouvrir un modèle pré-existant)

Dans notre cas nous avons déjà créer un document avec le texte donc : Utiliser le document actif

Puis cliquez sur Suivant.

B/ Type de document

2 choix possibles :

  • Lettre
  • E-mail

Ici nous réalisons un publipostage papier donc : Lettre

Choix du document et type de publipostage
Choix du document et type de publipostage

Choix du document et type de publipostage

C/ Insérer un bloc d'adresse

Sous cette dénomination en fait vous ajouter le fichier de la base de données.

Cliquez sur : Sélectionner une liste d'adresse.

Dans la nouvelle fenêtre la liste des bases de données existantes s'affichent. Cliquez sur Ajouter pour charger le fichier créé.

Sélectionner votre fichier et cliquez sur le bouton Ouvrir. Cliquez sur le bouton OK.

 

Charger la base de données pour un publipostage openoffice
Charger la base de données pour un publipostage openoffice

Charger la base de données pour un publipostage openoffice

Nous éviterons les points suivant qui sont facultatifs :

  • insertion d'un bloc d'adresse,
  • créer une salutation,
  • adapter la mise en page.

 Un prochain tutoriel vous expliquera ces options du publipostage. Ces fonctions peuvent être réaliser manuellement dans la partie suivante.

D) Éditer le document

Cliquez sur le point 6. Éditer le document

Dans la 2e partie de votre fenêtre cliquez sur : Éditer le document.

Vous accédez à nouveau à votre page, où vous pouvez ajouter et modifier du texte et surtout insérer les champs de données.

 

E) Insérer les champs de données :

  • Placez votre curseur dans votre texte à l'endroit où un champ doit être inséré.
  • Menu principal -> Insertion -> champ -> Autres
Insérer des champ de données sous write open office
Insérer des champ de données sous write open office
Insérer des champ de données sous write open office

Insérer des champ de données sous write open office

Vous visualisez le nom de la base de donnée que vous venez d'importer. Cliquez sur le triangle, vous la liste des champs de votre base est visible.

Double cliquez sur le champ que vous voulez insérer.

Dans votre document est inséré un code reprennent le nom de votre champ et de la base de données dont il est issu (bd-commerciaux.Feuille1.Titre).

Répéter l'opération pour ajouter tous les champs nécessaire à votre document.

Ajouter des champs de données à un document write pour créer un mailing.

Ajouter des champs de données à un document write pour créer un mailing.

Lors de de cette étape vous pouvez ajouter aussi du texte et le mettre en forme. Vous pouvez ajouter les champs des coordonnées (nom prénom, adresse, ville et cp) de vos contacts. Idem pour ajouter une formule de politesse 

Personnellement je préfère réaliser cette opération manuellement ! Vous êtes maître de votre document.

Une fois tous les champs ajouter à votre lettre type. Cliquez sur Fermer.

Cliquez sur REVENIR À L'ASSISTANT PUBLIPOSTAGE pour effectuer la fusion de la lettre type et de la base de donnée. 

Cliquez sur l'item 7 : Personnaliser le document ou cliquez sur Suivant

Lettre type avec les champs de données

Lettre type avec les champs de données

F) Personnaliser le document

A ce stade, l'Assistant de publipostage d'OpenOffice fusionne la lettre type avec les données.

Il créé autant de pages que de lignes de données présentes dans votre base de données. 

Cliquez sur Editer un document individuel, pour accéder à l'ensemble du document fusionné.

Vous pouvez ajuster la mise en page de certains éléments page par page utile pour les noms et adresses trop longues.

Cliquez sur Revenir à l'assistant pour terminer les opérations de publipostage.

Publipostage write

Publipostage write

G) Enregistrer, imprimer ou envoyer

Ici, OpenOffice vous permet différentes opérations :

Enregistrer :

  • le document de base (lettre type) : cliquez dans la 2e partie sur le bouton Enregistrer le document de base. Donné un nom et enregistré le.
  • le document fusionné : un document avec toutes les pages ou un fichier individuel par enregistrement.
  • Imprimer...
  • Envoyer le document fusionné par email (un tutoriel sera consacré ce point ultérieurement)

Cliquez sur Terminer pour revenir au document.

Enregistrer ou imprimer le mailing/publipostage sous open office

Enregistrer ou imprimer le mailing/publipostage sous open office

Tag(s) : #openoffice 4, #publipostage