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Si la plupart du temps vous réalisez un publipostage sous word avec une base de données provenant d'un fichier externe à word, il est aussi possible de créer ce fichier de données avec word. Mode d'emploi.


Publipostage-mailing word : base de données et lettre type sous word by Questions Bureautiques

Préparation du publipostage

Pour créer facilement votre base de donnée sous word, utilisez l'outils Gestionnaire de publipostage. Il vous guidera étape arpès étape tout au long de votre opération.

Menu principal -> Outils -> Gestionnaire de publipostage

Outils d'aide de word : Gestionnaire de publipostageOutils d'aide de word : Gestionnaire de publipostage

Outils d'aide de word : Gestionnaire de publipostage

Etape 1 : Sélectionner le type de document

Qui dit publipostage dit Lettre type. La lettre type est la le document word qui sert de modèle à toutes les documents que vous allez générer avec votre base de donnée. Ce document accueillera les champs de données et le texte que vous rédigerez.

Dans le gestionnaire de publipostage cliquez sur Nouvel objet -> Lettre Type.

Dans cette zone word vous indique que le nouveau document sur lequel vous êtes est défini comme la lettre type.

Laissons ici cette étape, la lettre type peut être rédiger plus tard.

Modèle pour le publipostageModèle pour le publipostage

Modèle pour le publipostage

Etape 2 : Sélection de la liste des destinataire

Le cœur de l'article, la base de données !

Cliquez sur Obtenir la liste -> Nouvelle source d'entête.

C'est par ce biais que word ouvre une nouvelle fenêtre contenant une liste par défaut de données les plus courament utilisés pour l'envoi de mailing tel que :

  • nom,
  • prénom,
  • adresse,
  • CP,
  • téléphone ...

Cette liste fort heureusement est personnalisable, et vous pouvez "embarquer" uniquement les champs dont vous avez besoin.

 

Listes de champs de données par défaut de word
Listes de champs de données par défaut de word

Listes de champs de données par défaut de word

Etape 3 : Choisir et personnaliser les champs de données

  • Dans le champs Liste d'espace réservé (chiffre 1 sur l'écran ci-dessous), ajouter vos propres champs d'entête de données en fonction de vos besoins. Pour l'exemple : ProduitA et ProduitB. Attention ne mettez aucun espace.
  • Ajouter un nouvel entête en cliquant sur Ajouter un espace réservé (chiffre 2 sur l'écran ci-dessous). Votre nouvel entête apparaît dans la zone : Champs de la ligne d'en-tête (chiffre 3 sur l'écran ci-dessous).
  • Pour supprimer un entête inutile à votre document : sélectionnez cet entête dans la zone : champs de la ligne d'entête et cliquez sur le bouton : Supprimer le champ (chiffre 4 sur l'écran ci-dessous).

Une fois votre ménage de fait et l'ajout de vos champs d'entête, appuyer sur le bouton OK pour valider la création des entêtes de champs de données (chiffre 5 sur l'écran ci-dessous).

Ajout et modification des entêtes de champs
Ajout et modification des entêtes de champs

Ajout et modification des entêtes de champs

Etape 4 : saisir les données

Cette étape vous permet de remplir les champs de données. A chaque fois que vous cliquerez sur Ajouter, vous créer une nouvelle "fiche" ou enregistrement. 

Remplissez les champs, faîtes défilez la liste des champs avec la barre verticale sur le côté de la liste. Appuyer sur Ajouter pour enregistrer ce nouvel enregistrement. Répéter l'opération autant de fois que nécessaire.

Pour l'exemple, deux enregistrements :

  1. Alexandre Dumas
  2. Honoré de Balzac

 

Données pour une fusion publipostage
Données pour une fusion publipostage
Données pour une fusion publipostage
Données pour une fusion publipostage

Données pour une fusion publipostage

A quoi ressemble mon fichier de données ?

Tout simplement à un tableau sous word, mais peu élégant ! et si votre base comporte de nombreux entêtes il faudra modifier son aspect (taille de caractères...).

Ajouter de nouveaux enregistrement

A partir de ce tableau vous pouvez ajouter de nouvelles données.

3 méthodes : 

  1. Manuellmeent : à la fin du tableau en vous positionnant  sur la dernière case de votre tableau et en appuyant sur la touche Tabulation. Une nouvelle ligne s'affichera.
  2.  une barre d'outils apparait, cliquez sur l'icône insérer un nouvel enregistrement, une nouvelle ligne apparait, remplissez la.
  3. la 1re icône fait apparaître le formulaire initial de données !

Enregistrer le document. Word prend en compte les modifications réalisées dans votre fichier de données.

Ajouter un champs au fichier de données
Ajouter un champs au fichier de données
Ajouter un champs au fichier de données
Ajouter un champs au fichier de données

Ajouter un champs au fichier de données

Etape 5 : insérer les champs dans la lettre type

Dans la fenêtre du gestionnaire du publipostage word vous indique la structure de votre publipostage à venir.

  1. votre fichier lettre modèle est le fichier : lettretype.docx
  2. votre source de données les le fichier : donnees.docx.
  3. votre liste d'entête de données est visible dans la partie 3 du gestionnaire. Cliquez sur le bouton bas pour faire défiler la liste.
Récapitulatif du gestionnaire de publipostage

Récapitulatif du gestionnaire de publipostage

Rédigez et mettez en forme votre texte de lettre type. Enrichissez votre texte de gras, italique, taille des textes, alignements... suivant vos besoins.

Puis venez dans la fenêtre gestionnaire de publipostage dans la zone 3 -> Insérer des espaces réservés. Et cliquez dans la liste des "Contact" le champ à insérer dans votre lettre type, et tout en mainenant appuyer le bouton de la souris, glisser ce nom de champs à l'endroit que vous voulez de votre lettre. Relâcher le bouton pour valider l'insertion de ce champ.

 

 

Insérer des champs dans la lettre modèle
Insérer des champs dans la lettre modèle

Insérer des champs dans la lettre modèle

La lettre type est prête texte et données sont intégrées.

Vérification de la préparation au publipostage

Dans le gestionnaire de publipostage en 5e partie : Visionner les résultats.

Cliquez sur <<abc>> pour faire apparaitre les véritables valeurs des champs.

Vous avez bien 2 enregistrement, faîtes les défiler pour vérifier en cliquant sur les boutons précédent ou suivant.

visualiser la fusion avant lancement du publipostage

visualiser la fusion avant lancement du publipostage

Lancez la fusion publipostage

Dans la fenêtre du  gestionnaire de publipostage, dans la partie 6 sur Achevez la fusion, cliquez sur la 2e icone : Fusionner vers un nouveau document. Ainsi word crée un nouveau document qui fusionne  page par page tout vos enregistrement. Vérifier bien ce nouveau document avant d'imprimer et après l'impression d'1 ou 2 page ! Il serait dommage d'imprimer 500 pages qui comportent des erreurs !

Fusionner vers un nouveau document

Fusionner vers un nouveau document

Tag(s) : #publipostage