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Créer un mailing ou publipostage avec des images différentes pour chaque enregistrements

SYSTEME MAC - Word

Réussir un publipostage avec un champ d'image pour chaque enregistrement ? L'opération, il est vrai, est  complexe ! La réponse en quelques étapes et pour vous aider une vidéo explicative...


Creer un publipostage avec des images différentes à chaque enregistrement by Questions Bureautiques

1 - Préparation de la base de donnée : le champ image

Ci-dessous la structure de la base de donnée pour définir le champ de l'image.

  • Colonne A -> champ prenom : champ de texte classique
  • Colonne B -> champ image : nom de l'image 

Dans mon exemple, par facilité, les images se nomment : 1.jpg / 2.jpg / 3.jpg. Mais vous pouvez leur donner n'importe quel nom. Il faut bien évidemment que le nom du champ et du fichier corresponde (cf copie d'écran de mon dossier).

Dans le champ indiquez uniquement le nom de vos images sans préciser l'extension (.jpg)

Base de donnée pour une fusion dans word avec un champ image et dossier de travailBase de donnée pour une fusion dans word avec un champ image et dossier de travail

Base de donnée pour une fusion dans word avec un champ image et dossier de travail

2 - Lier la base de données au fichier modèle de word

Comme pour une fusion classique (cf article fusion-publipostage) : OUTILS-> Gestionnaire de publipostage.

Suivez les écrans ci-dessous.

étape 2- Gestionnaire de publipostage. Lier un fichier word à une base de donnée
étape 2- Gestionnaire de publipostage. Lier un fichier word à une base de donnéeétape 2- Gestionnaire de publipostage. Lier un fichier word à une base de donnée
étape 2- Gestionnaire de publipostage. Lier un fichier word à une base de donnéeétape 2- Gestionnaire de publipostage. Lier un fichier word à une base de donnéeétape 2- Gestionnaire de publipostage. Lier un fichier word à une base de donnée

étape 2- Gestionnaire de publipostage. Lier un fichier word à une base de donnée

3 - Insérer les champs "texte" dans votre mise en page

A partir de la 3e partie du gestionnaire de publipostage – insérer des espaces réservés – sélectionnez les champs "texte" que vous souhaitez voir apparaitre dans votre fusion, puis glisser les sur la page à l'emplacement voulu.

 

insertion du champ texte dans pour réaliser un mailing

insertion du champ texte dans pour réaliser un mailing

4 - Insérer le champs image pour préparer le mailing dans word

L'insertion du champ image ne se fait pas de façon "classique" en effet il faut passer par un menu et compléter ce champs manuellement.

MENU PRINCIPAL -> INSERTION -> CHAMP

puis dans la fenêtre CHAMP, sélectionnez dans la 1re colonne la catégorie : LIAISON ET RENVOIS, et dans la colonne Noms des champs : INCLUREIMAGE.

Cliquez sur OPTION. Sélectionnez le communateur \d et cliquez sur Ajouter au champ. Puis Validez en cliquant sur le bouton OK.

Validez à nouveau pour quitter la fenêtre Champ.

Insertion du champ INCLUDEPICTURE dans word pour un publipostage image
Insertion du champ INCLUDEPICTURE dans word pour un publipostage image
Insertion du champ INCLUDEPICTURE dans word pour un publipostage image
Insertion du champ INCLUDEPICTURE dans word pour un publipostage image

Insertion du champ INCLUDEPICTURE dans word pour un publipostage image

Vous obtenez un blanc dans votre document word ! Bizarre !!!!!

Dans le Gestionnaire de Publipostage cliquez sur l'icone : {a}. Un code apparaît pour tout les champs que vous avez insérer texte ou image.

  • {MERGEFIELD nomduchamptexte}

  • {INCLUDEPICTURE \d  \*MERGEFORMAT}

 

Faire apparaitre le code des champs de fusion sous word

Faire apparaitre le code des champs de fusion sous word

5 - Modifier le champ INCLUDEPICTURE

  • Entrez avec votre curseur dans la ligne du champs INCLUDEPICTURE
  • Ajouter deux guillements double (touche 3)
  • entre ses guillemets saisissez l'extension de votre image (.jpg)
  • avant le .jpg saisissez le chemin du dossier où se trouvent vos images
    /Users/yt/Desktop/publipostage-image/
  • Décodage :utilisateur/nom de mon ordinateur/bureau/dossier des images
  • Placez votre curseur après le signe / à la fin du chemin du dossier
  • MENU PRINCIPAL -> INSERTION -> CHAMP

Dans la colonne catégorie -> PUBLIPOSTAGE

Dans la colonne Noms des Champs -> ChampFusion(MergeField)

dans le champ de saisie après MERGEFIELD saisissez le nom de votre champ image de votre base de donnée ici : image. laissez un espace entre MERGEFIELD et le nom de votre champ.

Puis validez.

 

Personnalisation du champs Includepicture avec le ChampFusionMergeField
Personnalisation du champs Includepicture avec le ChampFusionMergeField
Personnalisation du champs Includepicture avec le ChampFusionMergeField
Personnalisation du champs Includepicture avec le ChampFusionMergeField

Personnalisation du champs Includepicture avec le ChampFusionMergeField

Le code est plus long que nécessaire. Supprimer la mention :

\*MERGEFORMAT

Code propre d'un champ image avec son chemin source et son extension.
Code propre d'un champ image avec son chemin source et son extension.

Code propre d'un champ image avec son chemin source et son extension.

6 - Prévisualisez votre lettre type avec tous les champs de fusion remplis

Cliquez dans le gestionnaire de publipostage dans la partie VISIONNER LES RESULTATS, sur le premier bouton : "ABC"

Vous visualisez bien votre champs texte mais votre champ image s'affiche avec ce message d'erreur :

-Erreur ! Nom du fichier non spécifié.

Tout va bien c'est normal !!

Pour corrigé cette mention :

Sélectionnez tout votre texte (Pomme A) et appuyer sur la touche fn et F9 de votre clavier.

Et miracle votre photo apparait !

Visualisez le champs image lors de la préparation d'une fusion

Visualisez le champs image lors de la préparation d'une fusion

7 - Fusionner et exporter votre publipostage

Dans le gestionnaire de Publipostage, cliquez dans la partie 6 sur le mode d'export : DOCUMENT

Un nouveau document se crée. Le document publiposté ne fait apparaitre qu'une seule image pour tous les enregistrements. Rien de grave ! il faut a nouveau tout sélectionner (Pomme A) et appuyer sur les touches fn + F9 de votre clavier pour actualiser les champs images dynamiques.

A ce moment les images correspondent bien à celles qui sont rentrées dans votre base de données.

Faire apparaitre les images dans les champs : sélectionnez tout (cmd A) puis appuyer sur le raccourcis clavier pour mac : Mise à jour des champs : cmd + alt + shift + u

Export vers un document de la fusion publipostage

Export vers un document de la fusion publipostage

Tag(s) : #Word, #publipostage