Comment créer un publipostage avec un champ images dynamique

Créer un mailing ou publipostage avec des images différentes pour chaque enregistrements

SYSTEME MAC - Word

Réussir un publipostage avec un champ d'image pour chaque enregistrement ? L'opération, il est vrai, est  complexe ! La réponse en quelques étapes et pour vous aider une vidéo explicative...

Creer un publipostage avec des images différentes à chaque enregistrement by Questions Bureautiques

1 - Préparation de la base de donnée : le champ image

Ci-dessous la structure de la base de donnée pour définir le champ de l'image.

• Colonne A -> champ prenom : champ de texte classique
• Colonne B -> champ image : nom de l'image 

Dans mon exemple, par facilité, les images se nomment : 1.jpg / 2.jpg / 3.jpg. Mais vous pouvez leur donner n'importe quel nom. Il faut bien évidemment que le nom du champ et du fichier corresponde (cf copie d'écran de mon dossier).

Dans le champ indiquez uniquement le nom de vos images sans préciser l'extension (.jpg)

Base de donnée pour une fusion dans word avec un champ image et dossier de travail

2 - Lier la base de données au fichier modèle de word

Comme pour une fusion classique (cf article fusion-publipostage) : OUTILS-> Gestionnaire de publipostage.

Suivez les écrans ci-dessous.

étape 2- Gestionnaire de publipostage. Lier un fichier word à une base de donnée

3 - Insérer les champs "texte" dans votre mise en page

A partir de la 3e partie du gestionnaire de publipostage – insérer des espaces réservés – sélectionnez les champs "texte" que vous souhaitez voir apparaitre dans votre fusion, puis glisser les sur la page à l'emplacement voulu.

insertion du champ texte dans pour réaliser un mailing

4 - Insérer le champs image pour préparer le mailing dans word

L'insertion du champ image ne se fait pas de façon "classique" en effet il faut passer par un menu et compléter ce champs manuellement.

MENU PRINCIPAL -> INSERTION -> CHAMP

puis dans la fenêtre CHAMP, sélectionnez dans la 1re colonne la catégorie : LIAISON ET RENVOIS, et dans la colonne Noms des champs : INCLUREIMAGE.

Cliquez sur OPTION. Sélectionnez le communateur \d et cliquez sur Ajouter au champ. Puis Validez en cliquant sur le bouton OK.

Validez à nouveau pour quitter la fenêtre Champ.

Insertion du champ INCLUDEPICTURE dans word pour un publipostage image

Vous obtenez un blanc dans votre document word ! Bizarre !!!!!

Dans le Gestionnaire de Publipostage cliquez sur l'icone : {a}. Un code apparaît pour tout les champs que vous avez insérer texte ou image.

• {MERGEFIELD nomduchamptexte}

• {INCLUDEPICTURE \d  \*MERGEFORMAT}

Faire apparaitre le code des champs de fusion sous word

5 - Modifier le champ INCLUDEPICTURE

• Entrez avec votre curseur dans la ligne du champs INCLUDEPICTURE
• Ajouter deux guillements double (touche 3)
• entre ses guillemets saisissez l'extension de votre image (.jpg)
• avant le .jpg saisissez le chemin du dossier où se trouvent vos images
  /Users/yt/Desktop/publipostage-image/
• Décodage :utilisateur/nom de mon ordinateur/bureau/dossier des images
• Placez votre curseur après le signe / à la fin du chemin du dossier
• MENU PRINCIPAL -> INSERTION -> CHAMP

Dans la colonne catégorie -> PUBLIPOSTAGE

Dans la colonne Noms des Champs -> ChampFusion(MergeField)

dans le champ de saisie après MERGEFIELD saisissez le nom de votre champ image de votre base de donnée ici : image. laissez un espace entre MERGEFIELD et le nom de votre champ.

Puis validez.

Personnalisation du champs Includepicture avec le ChampFusionMergeField

Le code est plus long que nécessaire. Supprimer la mention :

\*MERGEFORMAT

Code propre d'un champ image avec son chemin source et son extension.

6 - Prévisualisez votre lettre type avec tous les champs de fusion remplis

Cliquez dans le gestionnaire de publipostage dans la partie VISIONNER LES RESULTATS, sur le premier bouton : "ABC"

Vous visualisez bien votre champs texte mais votre champ image s'affiche avec ce message d'erreur :

-Erreur ! Nom du fichier non spécifié.

Tout va bien c'est normal !!

Pour corrigé cette mention :

Sélectionnez tout votre texte (Pomme A) et appuyer sur la touche fn et F9 de votre clavier.

Et miracle votre photo apparait !

Visualisez le champs image lors de la préparation d'une fusion

7 - Fusionner et exporter votre publipostage

Dans le gestionnaire de Publipostage, cliquez dans la partie 6 sur le mode d'export : DOCUMENT

Un nouveau document se crée. Le document publiposté ne fait apparaitre qu'une seule image pour tous les enregistrements. Rien de grave ! il faut a nouveau tout sélectionner (Pomme A) et appuyer sur les touches fn + F9 de votre clavier pour actualiser les champs images dynamiques.

A ce moment les images correspondent bien à celles qui sont rentrées dans votre base de données.

Faire apparaitre les images dans les champs : sélectionnez tout (cmd A) puis appuyer sur le raccourcis clavier pour mac : Mise à jour des champs : cmd + alt + shift + u

Export vers un document de la fusion publipostage

Comments

[Maël]

Bonjour,
Merci pour ce tutoriel qui est très utile.
Une fois avoir inséré une image spécifique,

1) je clique sur Terminer & Fusionner
2) J'obtiens un document word avec la même image
3) je fais ctrl+A puis F9 pour actualiser et obtenir mes images spécifique avec une page par destinaire

Mon problème est : comment envoyer par mail (via outlook) directement la page qui correspond à chaque destinataire (avec son image spécifique)? Car quand je clique sur sélection des destinataires en choisissant la liste qui m'a permis de créer mon publipostage, chaque destinataire reçoit l'ensemble des pages....

Merci par avance de votre aide.

[So]

Bonjour, J'ai le même problème que vous avez vécu. Avez vous trouvé une solution pour envoyer à chaque destinataire le tableau/image qui le concerne et non pas l'ensemble des pages ?
Merci

[Olivier]

Bonjour Maël,

J'ai le même problème que vous pour la partie fusionner des champs dans des documents différents et non tout dans le même document.
Avez-vous eu une réponse ?
merci
Olivier

[admin qbureautique]

Bonsoir Maël,
avec ma version sous mac je ne peux envoyer de publipostage via email ! Je suis au regret de ne pouvoir vous répondre de ce fait ! Désolé.

[Morpho]

Bonjour,

Comment doit-on procéder pour une image située sur le web?
Le format du lien compris dans MERGEFIELD doit-il être spécifique? Ou un simple copier/coller de l'adresse url de l'image suffit-il?

[Raid ESSEC]

Bonsoir,

Je rencontre les mêmes difficultés que Marc, j'obtiens toujours un carré blanc plutôt que l'image, pourriez-vous détailler l'aide que vous lui avez apporté ?

Merci d'avance !

[questionsbureautique - Admin]

Bonjour Raid Essec,
je vous propose de m'envoyer votre fichier word et excel et les photo (supprimez toutes informations confidentielles...) à l'adresse :
qbureautique.word@gmail.com.

J'examinerai votre construction du publipostage...
Cordialement.

[RB]

Bonjour,

Merci pour ce super auto, j'ai beaucoup appris. Pour aller plus loin, j'aimerai faire exactement la même chose, mais avec une liste déroulante.
Par exemple, en haut de page, j'ai une liste déroulante avec le prénom, et en fonction de celui que je sélectionne, la photo correspondante apparait, et que aucune des autres pages n'apparaissent (avec les autres prénoms et les photos correspondantes).

Merci beaucoup

RB

[Baptiste]

Bonsoir Madame, Monsieur,

Merci pour ce beau tutoriel... J'ai moi aussi un léger souci :

J'ai bien un cadre pour l'image mais rien dedans, juste le cadre.

J'ai respecté scrupuleusement votre tutoriel. Voici mon lien :

{ INCLUDEPICTURE «Macintosh HD/Utilisateurs/Baptiste/Desktop/Publipostage-image/{MERGEFIELD image}.jpg » \d \*MERGEFORMAT }

J'ai essayé avec le Macintosh et sans, tout a vraiment été suivi à la lettre...

Je ne vois pas quels peuvent être les problèmes ! Concernant le langage j'ai été très rigoureux également mais je ne pense pas qu'il y ait de problème à ce niveau-là.

Mon souci à la base c'est que l'envoi HTML ne fonctionne pas avec une image insérée normalement. Mais en soit je ne change pas d'image à chaque destinataire.

Tout a été inséré selon vos fonctions.

Que dois-je faire ?

Merci d'avance,

Bien cordialement,

Baptiste

[questionbureautique.over-blog.com]

Bonsoir Baptiste,

ma première question est qu'apparement vous souhaitez envoyez un emailing avec cette fonction. Or - chez moi la sortie avec courrier électronique ne fonctionne pas (version office 2011 et je ne travaille pas avec outlook pour la messagerie)- il me semble avoir essayé mais sans succès de liaison avec outlook. A moins que cela fonctionne désormais avec la toute dernière version de office 2016 sous mac ?
Vous pouvez toujours m'envoyer votre fichier vidé d'information confidentiel pour que j'examine dans le fichier word que tout soit mis correctement. Dans un des précédents commentaires ci-dessous l'insertion du code champ mergefield n'avait pas été insérer avec le menu insertion champ.
Je me penche à nouveau sur la sortie avec mail...
Adresse pour l'envoi du fichier de contrôle :
qbureautique.word@gmail.com
Cordialement.
admin qbureautique

[marc]

Bonsoir,Je vous remercie de ce remarquable tutoriel;
J'ai suivi scrupuleusement toute vos recommandations, mais lorsque je fais une mise à jours des champs après la fusion en tapant pomme+alt+maj+u (pomme f9 semble etre un autre raccourci sur mon mac) sur "erreur ! nom du fichier non spécifié" j'obtiens à la place un carré blanc...
J'ai passé énormément de temps afin de trouver l'erreur mais je n'y parviens pas pourtant cette fonction me rendrait un immense service.
Pourriez-vous m'aider ?
Un grand merci,
Marc

[Séverine]

J'avais le même problème. J'ai fini par réaliser que l'extension de mes images était .jepg, alors que j'avais indiqué .jpg dans le fichier Word.

[marc]

Merci de vous penchez sur mes difficultés, c'est très aimable. Je viens de vous envoyer un message via la rubrique contact pour vous demander l'adresse à laquelle je devais envoyer ce fichier.
C'est la première fois que j'utilise un forum et je suis épater d'avoir une réponse si rapidement, merci +++
marc

[questionbureautique.over-blog.com]

Bonjour Marc,
merci pour les compliments, mais tutoriel pas suffisamment clair ou je n'ai pas insisté sur les erreurs potentielles - je vais faire un article récapitulatif des erreurs potentielles qui m'ont été rapportées prochainement.

Dans le commentaire qui précède le votre, j'indique des pistes d'erreurs potentielles. Vérifiez que vous n'entrez pas dans un de ces cas.
Si vous rencontrez toujours un problème. Transmettez moi vos fichiers de travail (base de données, fichier word, fichiers images, en remplaçant les données sensibles), j'examinerai le code d'intégration pour détecter une anomalie ! je les regarderai mercredi ou jeudi.
Cordialement.

[Yy360]

Bonjour,

Et merci pour ce super Tuto.

J'ai un problème avec l'affichage de l'image.

Quand je fais fn + F9 rien ne change.

Pourriez-vous m'expliquer le problème?

Je suis aller dans préférence système et clavier pour actionner les touches (F1 À F12) en standard mais rien ne change.

Merci d'avance pour votre aide,

Yohan

[questionbureautique.over-blog.com]

Précision :
si je dois voir vos fichiers (le word et la base de données), vous aurez à les nettoyer de toutes données confidentielles et personnelles. Vous aurez a conserver la structure mais en remplaçant les informations par des données fictives avant de me les transmettre.

[questionbureautique.over-blog.com]

Bonjour Yohan,
1- vérifiez bien d'avoir respecté correctement les étapes.
2- une des erreurs possibles est le mauvais chemin de votre image dont comme une erreur potentielle - que je n'ai pas vérifiée par un test - est de ne pas avoir respecté la langue anglaise dans le chemin de votre image : bureau - Desktop.. cf tuto / utilisateur/user
3- un cas d'erreur rencontré par un internaute provenait lors de l'intégration du champ mergeField de ne pas avoir utiliser la fonction de word (Insertion->champ). Saisir manuellement le code n'est pas suffisant. Tout les fonction autour des champs doivent être ABSOLUMENT intégré par le menu Insertion -> champ car word l'intègre avec un code invisible au niveau des accolades. Vous constaterez sur la vidéo ou les images du tuto que les accolades qui entourent MergeField ou mergeformat sont entourées par des pointillés...

Voilà les 2 causes possibles qui peuvent causer votre problème de fusion/publipostage des images.

Si après vérification, ces deux causes sont écartées, je dois alors voir votre fichier pour tentez d'y déceler une erreur. Mais nous n'en sommes pas encore à ce stade... Vérifiez ce que je viens d'indiquer....

Cordialement.

[PCESS]

Merci pour cet article qui m'a bien servi.
Grace à vous, je sais faire maintenant.
Cordialement

[Yy360]

Bonjour,

Veuillez m'excuser pour ma réponse tardive.

Je vous remercie pour votre réponse détaillée.

En effet, c'était une erreur de code.

Merci encore et bonne continuation,

Yohan

[stephan]

Super tuto, merci !